Menggunakan Cross-reference pada Microsoft Word 2010

Tujuan pembahasan penggunaan cross-reference kali ini hanya untuk memperindah dan menyempurnakan buku yang telah kita buat dengan susah payah. Ketika kita menulis, kadang kita ingin merujuk ke tabel, gambar, bab, subbab, atau halaman tertentu. Bahkan sebaiknya tabel dan gambar yang kita tempel, tidak sekedar untuk menambah tebal buku, tetapi harus dirujuk pada kalimat penjelasan. Misalnya ada kalimat “... dapat kita lihat pada tabel di bawah ini”. Jangan hanya menulis “tabel di bawah ini”, tetapi rujuklah, “... dapat kita lihat pada Tabel 5 di bawah ini”. Selain itu, jangan tulis secara manual. Mari maksimalkan fitur yang telah disediakan Microsoft Word, yaitu cross-reference!

Sebelum menggunakan fitur ini, pastikan kita sudah menggunakan heading untuk judul bab, subbab, dan subsubbab, serta menggunakan caption pada gambar dan tabel. Berikut ini langkah menggunakan Cross-reference.

1. Letakkan kursor di tempat yang ingin kita sisipi rujukan.
2. Klik Cross-reference pada menu Insert (kotak biru) atau References (kotak merah) seperti Gambar 1, maka akan muncul window Cross-reference seperti Gambar 2.
3. Pada Reference type, kita bisa memilih beberapa label dengan Insert reference to yang berbeda sesuai kebutuhan.
   Misalnya, kita ingin merujuk ke “Bab I”, maka pilih Reference type Heading dengan Insert reference to Heading number. Jika kita ingin merujuk ke “Gambar 1”, maka pilih Reference type Gambar dengan Insert reference to Only label and number. Jika kita ingin merujuk ke halaman sebuah footnote, pilih Reference type Footnote dengan Insert reference to Page number. Kita juga bisa merujuk pada sebuah kata atau kalimat dengan memilih Bookmark. Syaratnya, kata atau kalimat tersebut sudah di-bookmark terlebih dahulu. Nanti saya berikan caranya.
4. Setelah memilih Reference type dan Insert reference, pilih bab, subbab, gambar, atau tabel mana yang ingin dirujuk kemudian klik Insert dan tutup window Cross-reference. Rujukan akan muncul seperti Gambar 3.

Gambar 1. Cross-reference pada menu References

Gambar 2. Cross-reference window

Gambar 3. Hasil Cross-reference

Bagaimana cara mem-bookmark suatu kata atau kalimat? Misalnya pada Gambar 4, saya ingin mem-bookmark singkatan ACR dan memasukkan nomor halamannya di daftar singkatan seperti Gambar 6.

Gambar 4. ACR ingin di-bookmark

1. Blok kata atau kalimat yang ingin di-bookmark.
2. Pada menu Insert, klik Bookmark, maka akan muncul window Bookmark seperti pada Gambar 5.
3. Beri nama sesuai keinginan, sebisa mungkin berkaitan dengan kata yang di-bookmark agar nanti tidak lupa dan tertukar dengan kata lain.
4. Klik Add. Kata dan lokasi ACR sudah ditambahkan ke dalam bookmark.

Gambar 5. Bookmark window

Jika ingin menggunakannya dalam daftar singkatan seperti Gambar 6, gunakan  Cross-reference dengan memilih Reference type Bookmark dan Insert reference to Page Number.

Gambar 6. Cross-reference untuk bookmark

Setelah selesai semua, tekan ctrl+a kemudian F9 agar link-link tersebut up-to-date, termasuk daftar isi, daftar gambar, daftar tabel, citation, dan daftar pustaka. Mudah bukan?

Selamat mencoba!

Ada pertanyaan? Silakan komen.

Membuat Citation dan Daftar Pustaka pada Microsoft Word 2010

Sebuah buku Tugas Akhir tanpa referensi mungkin terlihat kurang dapat dipercaya. Semakin banyak referensi yang digunakan, semakin mendekati valid buku kita, jika referensi tersebut benar-benar kita gunakan, tidak asal tulis saja. Akan tetapi, terkadang kita malas menyisipkan tanda citation atau kutipan dan men-synchronize manually whenever we make a change.

Tenang, bersama kesulitan ada kemudahan. Ini solusi yang ditawarkan oleh Microsoft Word. Ikuti langkah-langkah berikut ini.

1. Setelah kita mengutip kalimat atau paragraf dari referensi tertentu, klik Insert Citation pada menu References (kotak biru di Gambar 1).
2. Untuk pertama kali penggunaan, klik Add New Source, maka akan muncul window Create Source seperti pada Gambar 2.
3. Pilih jenis referensi yang kita gunakan tersebut pada Type of Source, misalnya buku, artikel jurnal, atau website.
4. Isi detail referensi yang diminta. Untuk nama penulis yang lebih dari satu orang dan penulisan nama depan dan nama belakang dapat dilihat pada gambar 2. Tanda koma memisahkan nama belakang dan nama depan (belakang, depan). Tanda titik koma memisahkan dua nama orang.
5. Setelah selesai, klik OK. Citation akan muncul di tempat kursor kita berada seperti pada gambar 3. Perlu dicatat bahwa format penulisan citation ini bervariasi tergantung dari style bibliografi yang kita gunakan. Pada contoh ini saya menggunakan style APA Sixth Edition. Untuk penggunaan style IEEE nanti akan saya berikan caranya.

Gambar 1. Insert Citation

Gambar 2. Create Source Window

Gambar 3. Citation yang muncul

Sekarang, jika kita klik lagi Insert Citation seperti langkah 1, referensi yang baru saja kita masukkan akan muncul seperti pada Gambar 4. Jika suatu saat kita ingin menggunakan referensi ini, kita tidak perlu mengetik ulang detailnya, hanya perlu diklik saja. Untuk memasukkan referensi lain, Add New Source lagi.

Gambar 4. Source yang muncul

Semua citation sudah diberikan. Dokumen sudah selesai dibuat. Kita tinggal men-generate daftar pustaka atau bibliografi. Caranya adalah sebagai berikut.

1. Masih di menu References, klik Bibliography seperti pada Gambar 5.
2. Pilihlah jenis yang mana saja. Pilihan tersebut hanya membedakan judulnya, Bibliography, Bibliografi, Works Cited, atau Hasil Kutipan. Jika ingin judulnya Daftar Pustaka, ganti saja secara manual. Daftar Pustaka pun akan muncul seperti pada Gambar 6.

Gambar 5. Generate Bibliography

Gambar 6. Daftar Pustaka yang muncul

Misalkan suatu saat kita harus melakukan revisi dan menambahkan referensi. Kita tinggal Update Citation and Bibliography yang ada pada Gambar 6 atau menekan tombol F9 pada keyboard.

Nah, kemudian ada kasus ketika kita ingin membuang sebuah referensi, misalnya kutipan tidak jadi kita pakai, tetapi referensi masih muncul di daftar pustaka. Bagaimana menghilangkannya?

1. Masih di menu References, klik Manage Sources, maka akan muncul window Source Manager seperti Gambar 7. Di kolom sebelah kanan, current list, menunjukkan referensi apa saja yang ingin kita masukkan dalam daftar pustaka. Tanda centang menunjukkan  bahwa referensi tersebut sudah kita kutip dalam dokumen. Jika tidak ada tanda centang, artinya kita tidak pernah mengutip dari sumber tersebut. Bisa saja kita masukkan, tetapi saran saya, kita tidak perlu memasukkan sumber yang tidak kita pakai dalam dokumen.
2. Pilih referensi yang ingin kita buang, kemudian klik delete. Kita tidak perlu delete referensi dari Master list di sebelah kiri karena mungkin saja suatu saat kita memerlukannya untuk dokumen lain. Jika memang tidak akan berguna sama sekali, di-delete juga boleh.
3. Sekarang, update lagi daftar pustakanya. Referensi yang tidak dipakai akan hilang.

Gambar 7. Source Manager Window

Sesuai janji saya tadi, saya akan menjelaskan cara mengganti stylenya menjadi IEEE.

1. Masih di menu References, pada pilihan style carilah IEEE. Jika sudah ada, maka tinggal diklik saja. Jika belum ada, lanjut ke langkah berikutnya.
2. Download file IEEE_Reference.XSL dari sini, kemudian simpan file tersebut di folder
   C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\Bibliography\Style. Jika tidak ada folder Office14 coba cari Office12 atau yang sejenisnya.
3. Restart Microsoft Word. Jangan lupa save dokumen terlebih dahulu.
4. Lakukan langkah pertama.

Dengan style IEEE ini, citation berupa angka dalam kurung siku yang menunjukkan urutan penggunaan referensi dalam dokumen dan daftar pustaka akan sesuai dengan nomor urut citation tersebut. Sementara dengan style APA Sixth Edition, citation berupa nama pemilik beserta tahun referensi dan daftar pustaka diurutkan berdasarkan alfabet nama belakang pemilik referensi.

Selesai. Mudah bukan?

Selamat mencoba!

Ada pertanyaan? Silakan komen.

Membedakan Penomoran Halaman dalam Satu Dokumen Microsoft Word 2010

Dalam pembuatan buku, biasanya beberapa halaman awal tidak diberi nomor halaman. Kemudian di beberapa halaman selanjutnya diberi nomor dengan format angka romawi sementara di halaman lain diberi nomor dengan format angka arab. Sekali lagi, Microsoft Word memberikan kemudahan untuk kita membuat variasi penomoran yang bervariasi tanpa harus memisahkan dokumennya.

Dalam pembuatan buku Tugas Akhir contohnya, kita bisa saja membaginya ke dalam tiga buah dokumen atau lebih. Pertama, dokumen untuk bagian cover dan lembar pengesahan yang tidak membutuhkan penomoran halaman. Kedua, dokumen untuk bagian daftar isi, abstraksi, ucapan terima kasih, dan teman-temannya yang harus menggunakan romawi kecil. Ketiga, dokumen untuk bagian isi yang harus menggunakan penomoran arab. Namun, nantinya kita tidak bisa membuat daftar isi, daftar tabel, dan daftar gambar secara otomatis. Jadi, satu-satunya solusi yang diberikan adalah dengan metode yang akan saya jelaskan berikut ini.

Pertama, kita harus memisahkan section antara bagian pertama (cover dan lembar pengesahan misalnya) dan kedua (surat pernyataan misalnya). Pada Gambar 1, section kedua bagian masih sama, yaitu section 1.

Gambar 1. Section masih sama

 Cara memisahkan section yaitu:

1. Letakkan kursor di awal kata pertama bagian kedua seperti pada Gambar 2.
2. Pada menu Page Layout seperti pada kotak merah, klik Breaks dan Next Page. Maka kedua bagian tersebut akan berbeda section seperti Gambar 3. Pada langkah ini, jika muncul halaman kosong baru artinya section memang sudah terpisah sebelumnya. Jadi, harus dipastikan terlebih dahulu bahwa section memang masih sama.

Gambar 2. Insert Breaks Next Page

Gambar 3. Section sudah terpisah

Setelah kedua section terpisah, letakkan kursor pada bagian footer section kedua seperti Gambar 4. Kemudian pada menu Design (kotak biru) klik Link to Previous (kotak kuning) agar tidak terhubung dengan section sebelumnya (ditandai dengan hilangnya tulisan Same as Previous yang dilingkari merah).

Gambar 4. Menu Design untuk un-Link to Previous

Sekarang, barulah kita bisa memberikan nomor halaman sesuai kehendak kita pada section 2 ini tanpa memberikan nomor halaman pada section 1. Langkahnya adalah sebagai berikut.

1. Masih di menu Design pada section 2, atau terdapat pula di menu Insert (kotak biru Gambar 5), klik Page Number dan pilih letak halaman yang diinginkan, misalnya Bottom of Page jika ingin di bawah dan pilih Plain Number 2 jika ingin di tengah. Jika format penomoran sudah sesuai, misalnya pada Gambar 5 formatnya adalah angka romawi kecil, maka langkah sudah selesai sampai di sini.
2. Namun, jika format yang diinginkan tidak sesuai, klik Format Page Numbers (kotak merah) kemudian akan muncul window Page Number Format seperti Gambar 6. Pilihlah format yang sesuai dan pilih start at: 1 di bagian bawah untuk memulai penomoran dari nomor 1. Setelah mengeklik OK, nomor halaman muncul sesuai harapan kita.

Gambar 5. Insert Page Number

Gambar 6. Page Number Format Window

Untuk membuat section 3 dan penomoran halaman yang berbeda ulangi saja langkah di atas. Mudah bukan?

Selamat mencoba!

Ada pertanyaan? Silakan komen.

Mencari Kerja

Setelah lulus menjadi seorang Sarjana Teknik Telekomunikasi, saya disibukkan dengan mencari pekerjaan ke sana-sini. Saya menjajal berbagai lowongan yang disediakan, kemudian mengikuti alur tes yang harus saya ikuti demi mendapatkan pekerjaan tersebut. Dengan lugu saya menganggap apapun pekerjaannya, saya bisa dan mau melakukannya. Kesadaran bahwa memperoleh pekerjaan tidak semudah membeli sebungkus indomie goreng di warung hadir ketika saya berada di sebuah kafe ternama di kota Bandung.

Kamis pagi di minggu keempat di bulan yang sama dengan hari wisuda, saya beranjak dari Bekasi menuju Bandung untuk memenuhi panggilan psikotes dari PT Telkom Indonesia setelah minggu sebelumnya saya apply melalui jobfair YPT Group di Braga, Bandung. Tidak hanya untuk itu, saya ke Bandung juga untuk menyebar CV alias apply beberapa lowongan di banyak perusahaan esoknya, di jobfair yang diselenggarakan oleh ITB.

Jumlah perusahaan yang hadir di jobfair ini lebih banyak dan beragam dibanding jobfair YPT Group. Ada satu perusahaan, sebut saja M. Saya memasukkan CV saya ke sana. Beberapa menit setelah saya pergi dari stand perusahaan itu, saya ditelpon oleh seorang mbak-mbak, beliau orang yang menerima CV saya tadi. Beliau meminta saya kembali ke stand. Ketika saya datang ke sana, beliau langsung membuat janji untuk interview dengan user besoknya di sebuah kafe. Karena saya pengangguran, tanpa berpikir panjang saya terima janji itu.

Datanglah saya keesokan harinya ke kafe tersebut. Saya grogi karena ini pertama kalinya saya melakukan interview kerja. Saat interview berlangsung, saya tidak mampu menjawab dengan baik, kenapa? Karena sesungguhnya saya melamar pekerjaan yang tidak sesuai dengan bidang saya. Selain itu, saya juga tidak terlalu berminat dengan bidang itu dan tidak memiliki kemampuan yang baik pula di bidang itu. Lalu mengapa saya melamar pekerjaan itu? Saya hanya ikut teman saya saja. As simple as that. Intinya, saya hanyalah seorang fresh graduate yang bersemangat mencari kerja tanpa melihat pekerjaan apa yang saya pilih dan apa yang saya bisa.

Dari situ, saya mulai pilih-pilih pekerjaan apa yang benar-benar saya inginkan dan seberapa jauh kemampuan saya. Saya memang tertarik di bidang network, sejauh ini saya selalu melamar pekerjaan di bidang IT, biasanya networking berada dalam bidang IT, tapi ternyata spesifikasi alias kemampuan yang saya miliki belum cukup untuk menjadi seorang network engineer yang dibutuhkan perusahaan. Akhirnya, saya bertekad, mulai sekarang, saya hanya akan melamar pekerjaan berbau Management Trainee dan semacamnya. Menurut saya program ini sangat baik untuk pemula seperti saya.

Apa itu Management Trainee?

MT adalah program yang dirancang khusus untuk menyiapkan kader-kader pemimpin perusahaan di masa depan. Tujuannya untuk mendapatkan manajer yang memahami kondisi bisnis perusahaan tersebut. Biasanya para MT memulai karier dari staf, lalu naik ke posisi supervisor, eksekutif, dan akhirnya manajer. Para MT biasanya tidak melihat potensi besar yang mereka miliki. Tugas trainer di sini menyadarkan mereka untuk melihat potensi terpendam mereka. Peserta MT biasanya akan diputar tempat tugasnya. Setiap selesai tugas pada satu bagian tertentu, mereka akan dievaluasi. Demikian seterusnya hingga selesai masa evaluasi. Setelah masa evaluasi berakhir, MT tidak akan lagi di-rolling. Itu berarti saatnya ia mulai membangun karier di perusahaan tersebut.  Untuk informasi lebih lengkap mengenai MT, dapat dibaca di sini.